Facturation électronique : « l’anticipation est la clé pour les réseaux de franchise », Olga Romulus (Fiducial)

Facturation électronique dans les réseaux de franchise : les 3 conseils clés d’Olga Romulus (Fiducial)

1. Anticipez : Commencez dès maintenant à analyser les besoins de votre réseau et à comparer les différentes plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
2. Choisissez le bon outil : Ne vous concentrez pas uniquement sur le coût. Sélectionnez une PDP qui est compatible avec vos systèmes existants et qui répond à l’ensemble des besoins de votre réseau de franchise.
3. Impliquez vos franchisés : Communiquez proactivement auprès de vos franchisés pour les rassurer et les accompagner dans cette transition.

Le calendrier de la facturation électronique obligatoire

Deux dates sont à retenir pour l’émission des factures électroniques

• le 1er septembre 2026, pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
• le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.

La réception des factures électroniques, elle, devient obligatoire pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026.

« C’est à la fois loin et très proche, avoue Olga Romulus, expert-comptable au sein du cabinet Fiducial et Membre du Collège des Experts de la FFF. Mais c’est clairement maintenant que les franchiseurs doivent se saisir du sujet pour ne pas se laisser prendre au dépourvu. L’heure est à l’analyse et à la réflexion pour anticiper ces échéances. »

Quelles étapes pour anticiper la mise en place de la facturation électronique ?

Comparaison des PDP, sélection et déploiement

L’experte conseille ainsi, dès cette rentrée, de comparer les différentes plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)* qui existent, en prenant en compte le fait que leur liste va évoluer dans les mois à venir. « L’échéance suivante sera au premier semestre 2026, avec l’obligation pour toutes les entreprises de déclarer la PDP retenue pour recevoir les factures électroniques ». Viendra ensuite le moment de de former les franchisés à son utilisation pour être opérationnels au 1er septembre 2026.

Communiquer auprès de ses franchisés

Entre temps, la communication au sein du réseau est primordiale. « Bombardé d’offres commerciales, le franchisé doit être rassuré : il doit comprendre dès à présent que son franchiseur a la situation en main et qu’il va le conseiller pour trouver le bon outil pour lui. Il est très important que la redescente d’information se fasse sinon le franchisé peut avoir la crainte que rien ne se passe et être tenté de prendre un outil qui ne sera pas le meilleur pour lui et son entreprise. »

La « menace » de cette obligation de facturation électronique est en effet sans cesse rappelée aux chefs d’entreprise et il est capital que les franchisés sachent qu’ils peuvent compter sur leur franchiseur pour les accompagner dans cette réforme. Communiquer est donc essentiel, que ce soit par le biais de newsletters, de réunions, de webinaires ou autre. L’important est que les membres de votre réseau sachent que vous planchez sur le sujet !

Coût, intégration, évolution : les 3 critères clés pour choisir sa PDP

Car le choix de la meilleure PDP n’a rien d’évident. « Le coût de la plateforme est bien évidemment un critère à prendre en compte quand on choisit sa plateforme mais ce n’est pas le seul élément, note Olga Romulus. Il faut bien avoir en tête que cette plateforme va constituer un nouveau process et doit donc s’intégrer dans les outils déjà existants au sein du réseau. C’est toute une chaîne qui va se mettre en place en intégrant cette plateforme. Elle ne doit donc pas être choisie au hasard ! »

L’experte explique ainsi qu’il est important que le franchiseur ait établi un cahier des charges et soit très clair dans ses attentes au moment du choix de sa PDP. « Il est tout à fait possible de demander une évolution des outils intégrant la plateforme pour que l’ensemble corresponde vraiment à ce dont a besoin le réseau. Et c’est pour cela qu’il est important d’anticiper l’échéance pour se laisser le temps d’obtenir un produit vraiment adapté à sa situation et aux process déjà en place. »

Un rôle stratégique renforcé pour le franchiseur

A noter que dans cette réforme, le rôle du franchiseur ne se limite pas à accompagner ou informer. Il devient un acteur stratégique central. «_ En choisissant une plateforme commune et en uniformisant les pratiques de facturation au sein du réseau, il permet de gagner en efficacité, de réduire les coûts et d’éviter une dispersion technologique qui nuirait à la cohérence globale, résume Olga Romulus. Cela conduit à une véritable harmonisation de son réseau. »_

Cette transition vers la facturation électronique est aussi l’occasion de revoir certains processus internes, de mieux centraliser les données et d’améliorer le pilotage du réseau. Le franchiseur peut ainsi se positionner en chef d’orchestre de la digitalisation, en apportant des solutions concrètes, négociées, et adaptées à l’ensemble des franchisés.

Enfin, en s’engageant tôt dans ce chantier, le franchiseur renforce la confiance de ses franchisés et leur évite de faire des choix précipités ou mal informés. Un réseau préparé, c’est un réseau plus serein, mieux structuré, et donc plus performant.

(*) Découvrez toutes les définitions et explications des termes spécifiques à la facturation dématérialisée dans notre Glossaire Toute la Franchise.