Les moyens de paiement SEPA : ce qui va changer pour les entreprises au 1er février 2014

Le 1er février 2014, toutes les entreprises devront avoir adopté les normes SEPA. Cet « espace unique de paiement en euros » (ou SEPA, pour Single Euro Payments Area) est un projet d'harmonisation des moyens de paiement qui cible 33 pays européens, dont la France. Ainsi, les 28 pays membres de l'Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Suisse et Monaco sont concernés. L'objectif de ce projet est de faciliter les paiements internationaux entre États, et de les rendre aussi simples que des paiements qui interviendraient à l'échelle nationale. Pour cela, trois moyens de paiement composent désormais la gamme unique des moyens de paiement en euros. Toutes les entreprises sont concernées par le prélèvement SEPA. Voici notre guide pour vous accompagner, qui récapitule les changements à venir dès le 1er février 2014, et les solutions pour s'y préparer.

Les nouveautés avec le prélèvement SEPA

À partir du 1er février 2014, le virement SEPA et le prélèvement SEPA remplaceront leurs équivalents nationaux. Votre entreprise, peu importe sa taille et son secteur d'activité, qu'elle effectue des paiements uniquement en France ou à l'international, est concernée. Ainsi, après cette date du 1er février, seuls les paiements du système SEPA fonctionneront. Un détail ? Non, car si vous ne passez pas au système SEPA, vous pouvez rencontrer des problèmes sur certaines opérations, comme les paiements de salaires, le règlement des fournisseurs ou les remboursements clients.

Qu'est-ce qui change concrètement ? « Le virement et le prélèvement SEPA nécessitent l’utilisation de nouvelles coordonnées bancaires harmonisées à l’échelle européenne », indique le ministère de l'Économie sur son site. En clair, pour être en conformité avec ce système, vous devez effectuer vos paiements / prélèvements en disposant d'un IBAN (International Bank Account Number) et d'un BIC (Business Identifier Code). Pour les prélèvements, un Identifiant Créancier SEPA doit vous être attribué (voir plus bas « les étapes pour passer au système SEPA »).

Ce qui change avec le système SEPA

• Le champ d’application devient européen au lieu d'être national, ce qui simplifie les transferts d'argent à l'échelle européenne
  
• Les caractéristiques des virements / prélèvements sont désormais identiques dans tout l’espace SEPA. L’utilisation de l’IBAN (International Bank Account Number) et du BIC (Business Identifier Code) est généralisée
  
• Pour les prélèvements, un seul formulaire appelé « mandat de prélèvement SEPA » est à conserver, il remplace les demandes et autorisation de prélèvement.
  
• Pour les virements, un délai maximum d’exécution d’un jour est désormais appliqué (contre un jour actuellement pour les virements nationaux, mais entre trois et cinq jours pour les virements européens)

Les avantages du système SEPA et les actions à mener pour y passer

Les virements et prélèvements avec le système SEPA constituent une véritable opportunité de développer les échanges commerciaux à une échelle plus importante. En effet, la prévision des flux financiers de l'entreprise, qui est amenée à travailler à l'international, est ainsi facilitée. Ce système apporte une meilleure vision, et permet aux gestionnaires une meilleure optimisation de la trésorerie. Avec l'obligation des codes IBAN et BIC, le système SEPA permet de plus une harmonisation des formats, et donc, une garantie d'un niveau de sécurité commun, à l'échelle de 33 pays.

Les étapes pour passer au système SEPA

1. Contactez votre banque, afin de définir le format de vos échanges informatiques SEPA. Une mise à jour de votre contrat pourra être nécessaire ;
2. Pour vos prélèvements : votre banque vous attribuera un Identifiant Créancier SEPA (ICS) ;
3. Pour vos virements : vous devrez compléter les coordonnées bancaires de tous vos bénéficiaires sous forme de BIC + IBAN dans votre logiciel et vos outils de gestion ;
4. Enfin, contactez vos clients (dans le cas de paiements par prélèvement) pour leur notifier de votre passage au prélèvement SEPA, en indiquant l’ICS, la RUM et la date de passage au prélèvement SEPA.

Que se passe-t-il si vous n'effectuez pas les démarches pour passer au système SEPA ? Des délais pourront être nécessaires, notamment dans le cas des virements, pour que votre établissement financier traite le transfert, et recherche la combinaison BIC / IBAN du bénéficiaire. Ce « traitement spécifique » peut avoir un coût. Pour éviter ce désagrément, rapprochez-vous de vos interlocuteurs privilégiés en matière de finance. Échangez avec votre banque, votre fournisseur de logiciel de gestion ainsi que votre expert-comptable, pour vous assurer que vous êtes en totale conformité.