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MONTBELIARD : une des premières communes à avoir choisi l'externalisation totale de son système téléphonique

Publié le
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MONTBELIARD : une des premières communes à choisir l'externalisation totale de son système téléphonique
 
Montbéliard est l'une des toutes premières collectivités territoriales à avoir externaliser complètement son installation téléphonique. Dans le cadre du renouvellement de son système (480 lignes réparties sur plus de 15 sites différents), la Ville a fait le choix de s'orienter vers cette solution appelée également « outsourcing » au lieu d'une solution plus classique d'acquisition ou de location.
 
Un service « tout compris »
L'outsourcing s'applique à l'ensemble des services de téléphonie classique mais également aux services périphériques (convergence informatique télécommunication, téléphonie sous IP, standards automatiques, boîtes vocales…). Les éventuelles extensions importantes du système (ex. raccordement d'un nouveau site), sont pré-définies en grande partie dans le marché. Concrètement, sur la base d'un loyer mensuel unitaire par ligne active, le prestataire assure forfaitairement tout un ensemble de services, la maintenance ainsi que toutes évolutions matérielles et logicielles de l'installation. Ce loyer est totalement indépendant du nombre d'interventions du prestataire.
 
Un projet novateur dans les collectivités territoriales
Assez répandue dans le monde de l'entreprise privée, l'outsourcing est, en revanche, un procédé novateur pour une collectivité territoriale notamment au regard des contraintes du Code des Marchés publics.
En effet, l'amortissement des systèmes des matériels via l'outsourcing est habituellement d'une durée de 5 à 6 ans. Or, dans la panoplie des marchés publics disponibles, seule la technique du Marché à Bons de Commandes permet suffisamment de souplesse et de possibilités de choix techniques pour que le procédé produise ses effets d'économie d'échelle et de satisfaction de l'usager.
Mais problème ! la durée maximale de ces marchés est de 3 ans.
La vraie question était donc de trouver un prestataire qui acceptait de s'engager pour cette période et donc de prendre un « risque », la ville devant proposer en échange certaines contreparties tant financières que contractuelles quant à la gestion du marché. 
Ainsi la Ville s'est interdit toute demande d'évolution lourde du système la dernière année du contrat….
Après une phase de pré-étude, la Ville, avec l'assistance du cabinet DATACONSEIL TELECOM (Saint-Vit), a lancé un appel d'offre ouvert européen. En effet, le montage et la rédaction de l'Appel d'Offres par rapport à un AO classique est très différent d'où l'intérêt de cet accompagnement afin de bénéficier de l'expérience de Consultants seniors, spécialisés dans ce domaine. A son issue, le prestataire TENOVIS disposant déjà d'une grande expérience dans ce domaine en Allemagne, a été retenu.
 
Les avantages du système
Organisationnel : l'outsourcing apporte une réactivité sans précédent dans la prise en compte de tout nouveau besoin de la Ville (ex. raccordement téléphonique et informatique de petits sites via le réseau internet, téléphonie mobile privée, standards semis automatiques, …). Le système téléphonique devient donc évolutif avec un conseil permanent, sans surcoût d'experts, d'étude ou de frais d'investissement pour la collectivité.
Quant au suivi, le contrat prévoit la fourniture périodique par le prestataire de tableaux de bords et d'indicateurs de suivi (dépenses par services, nombre d'incidents, délais d'intervention …).
 
Fonctionnel : le procédé permet « la délégation au privé » d'interventions à faible valeur ajoutée. En cas de difficultés, les agents municipaux font directement appel à une « Hot Line » qui prend en charge leur demande. Le recentrage des compétences communales sur de nouvelles missions plus proches du Public en est le corollaire…

Technique
 
: La Collectivité dispose à tout moment d'un système performant disposant des dernières technologies, sans surcoût financier. De plus elle dispose de toute une équipe de spécialistes pour assurer l'évolution du système et assurer la maintenance du système 7j/7.
Tous ces avantages ont, bien sûr, en filigrane un dernier intérêt… qui est financier : l'outsourcing optimise et lisse les dépenses sur les exercices budgétaires. Sur trois ans une économie de 66.000 € est attendue.
   
Contacts pour information :
Service communication : Christian Portigliatti ou Laurent Labydoire au 03 81 99 22 90
Service des Systèmes d'Information : David Jacquet ou Marc Marchand au 03 81 99 22 80

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