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Ouvrir un commerce : Les démarches de création et obligations administratives

Formalités de création et obligations légales

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Outre la constitution de l'entreprise, l'ouverture d'un commerce nécessite de remplir de nombreuses démarches spécifiques qui peuvent varier selon que l'activité est réglementée ou non. Check-list des formalités à prévoir pour un début d'activité serein.

demarches administratives et obligations pour une création d'entrepriseLe commerce de détail à dominante alimentaire, mais aussi le commerce d'équipements de la maison ou de la personne demande plus ou moins de démarches formelles lors de la constitution.

Globalement, pour tous les commerces, les formalités débutent par la constitution de la société. L'immatriculation est réalisée le plus souvent à la chambre de commerce et d'industrie (CCI), mais quelques professions qui cumulent activités commerciales et activités artisanales (boulanger par exemple) peuvent dépendre selon les cas de la chambre des métiers.

Bon à savoir : Si l'immatriculation se fait à la CCI, le stage préalable à la gestion n'est pas obligatoire. A l'inverse, lorsque l'immatriculation se fait à la chambre des métiers, le créateur est dans l'obligation de suivre un stage préalable de gestion.

Formalités d'immatriculation de l'activité

  • Pour les entreprises individuelles, les formalités sont simplifiées. Il suffit de se rapprocher du centre de formalités des entreprises (CFE) compétent qui peut être soit la CCI soit la chambre des métiers selon l'activité, et de remplir les imprimés en y joignant les pièces justificatives demandées.
  • Pour les SARL ou les EURL, le créateur devra avant de procéder à l'enregistrement, rédiger ses statuts. Cette étape ne doit pas être prise à la légère. La répartition des parts notamment dans les SARL peut avoir de fortes incidences sur le statut social du créateur, et sur son pouvoir décisionnel futur. En parallèle, un gérant doit être nommé et le nom commercial choisi. Une fois les statuts rédigés, le ou les créateur(s) doivent déposer les fonds constituant les apports en numéraire sur un compte bloqué (compte bancaire au nom de la société, Caisse des Dépôts et Consignations ou chez un notaire). Ces fonds seront débloqués sur présentation par le gérant de l'extrait K-bis après immatriculation. Si les associés apportent des fonds en industrie (connaissances techniques, travail, services) ou en nature (biens autres que de l'argent), un commissaire aux comptes devra être nommé. Pendant toute la période constitution durant laquelle les fonds sont bloqués, un état des actes accomplis au nom et pour le compte de la société en formation doit être établi pour permettre aux futurs associés de pouvoir notamment signer le bail commercial, ouvrir un compte bancaire, régler les frais divers. L'immatriculation peut dès lors être réalisée auprès du CFE compétent. Une annonce légale est alors publiée. A partir de ce moment, la société est en cours d'immatriculation. Elle naîtra officiellement le jour de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés.
  • Pour les SA, les SAS et SASU, la procédure est assez similaire. Les statuts sont rédigés, les fonds sont déposés, les dirigeants sont nommés, selon les cas, un commissaire aux comptes peut également être nommé. Une annonce légale est publiée. Le dossier complet est déposé au CFE compétent pour immatriculation.

Formalités liées au local commercial

Autorisation d'exploitation commerciale

Les magasins de commerce de détail doivent, dès qu'ils dépassent une certaine surface de vente, faire une demande d'autorisation d'exploitation commerciale auprès de la commission départementale d'aménagement commercial (CDAC).

Sont notamment concernés par cette obligation :

  • la création d'un commerce dans un local neuf ou dans un immeuble existant transformé d'une surface de vente supérieure à 1 000m²
  • la création d'un ensemble commercial dont la surface de vente totale est supérieure à 1000 m²
  • tout changement de secteur d'activité d'un commerce d'une surface de vente supérieure à 2 000 m² (ramené à 1 000 m² lorsque l'activité nouvelle du magasin est à prédominance alimentaire)
  • la réouverture au public, sur le même emplacement, d'un magasin de commerce de détail d'une surface de vente supérieure à 1 000 m² et dont les locaux ont cessé d'être exploités pendant 3 ans
  • la création d'un point permanent de retrait drive.

Les regroupements de surfaces de vente de magasins voisins, sans création de surfaces supplémentaires, n'excédant pas 2 500 m² (ou 1 000 m² lorsque l'activité nouvelle est à prédominance alimentaire), les pharmacies, les commerces de véhicules automobiles ou de motocycles ainsi que les magasins situés dans l'enceinte des aéroports et les gares ferroviaires ne sont pas soumis à une autorisation d'exploitation commerciale.

La demande d'autorisation d'exploitation commerciale doit être présentée pour les projets nécessitant un permis de construire, à la mairie de la commune d'implantation et pour les projets ne nécessitant pas de permis de construire, au secrétariat de la commission départementale d'aménagement commercial (CDAC). La CDAC se prononce dans un délai de 2 mois à compter de sa saisine.

Conformité de la sécurité et de l'accessibilité dans les établissements recevant du public (ERP)

Les établissements recevant du public (ERP) dont font partie des commerces doivent être conformes aux règles de sécurité et d'accessibilité.

Concernant les normes de sécurité, le commerce doit être construit de manière à permettre l’évacuation rapide de la totalité des occupants (façade en bordure de voie, espaces libres de circulation permettant l’évacuation du public et l’accès et la mise en service des moyens de secours et de lutte contre l’incendie). Les aménagements et équipement doivent également être conformes. Chaque boutique doit être équipée d'un dispositif d’alarme et d’avertissement, d’un service de surveillance et de moyens de secours contre l’incendie. Les obligations de sécurité sont adaptées en fonction de la taille et de la destination du commerce. La vérification et le contrôle du respect de la réglementation interviennent au cours de la construction ou des travaux d’aménagement, avant l’ouverture au public des établissements, en cas de réouverture si l’établissement a été fermé plus de 10 mois et au cours de l’exploitation. En cas de non conformité, le maire ou le représentant de l'Etat dans le département peut ordonner la fermeture.

Concernant les normes d'accessibilité, le commerce doit être construit de manière à permettre « aux personnes handicapées de circuler avec la plus grande autonomie possible, d'accéder aux locaux et équipements, d'utiliser les équipements et les prestations, de se repérer et de communiquer. » L'accès concerne tout type de handicap (moteur, visuel, auditif, mental...).

L'accessibilité de ces établissements et de leurs abords concerne :

  • les cheminements extérieurs
  • le stationnement des véhicules
  • les conditions d'accès et d'accueil dans les bâtiments
  • les circulations horizontales et verticales à l'intérieur des bâtiments
  • les locaux intérieurs et les sanitaires ouverts au public
  • les portes, les sas intérieurs et les sorties
  • les revêtements des sols et des parois
  • les équipements et mobiliers intérieurs et extérieurs susceptibles d'y être installés (dispositifs d'éclairage et d'information des usagers, par exemple).

Si des dérogations à l'accessibilité des lieux sont prévues (impossibilité technique, contraintes liées à la conservation du patrimoine, etc), les commerces doivent s'engager formellement à se mettre en conformité selon un agenda de travaux. La non-conformité à l'obligation d'accessibilité est passible d'une sanction pénale maximale de 45.000 € (225.000 € pour les personnes morales).

Les formalités particulières selon l'activité

Certains commerces spécifiques sont soumis à des formalités particulières, nécessitant l'obtention de licences ou d'autorisations spéciales. Parmi ces commerces, l'on peut citer notamment les restaurants et débits de boissons (obtention d'une licence spécifique pour la vente d'alcool), les buralistes (agrément pour la vente de tabac), les revendeurs de presse, les négociants en métaux précieux, les commerces proposant à la vente des produits d'occasion (brocantes et antiquités, dépôts-vente), les pharmacies, les agences de voyages, les hôtels, etc.

De manière générale, pour l'ensemble des commerces alimentaires, le créateur doit respecter des normes sanitaires strictes. Ces normes, encadrées par le « Paquet Hygiène », reprennent un ensemble de textes communautaires imposant des exigences en matière de températures de conservation, de sécurité sanitaire des aliments, d'aménagement des locaux, etc. Des normes sont également édictées pour la mise en place des procédures basées sur les principes de l'HACCP et l'utilisation de guide de bonnes pratiques d‘hygiène et d‘application de l'HACCP.

A ces normes d'exploitation s'ajoutent des normes spécifiques pour les installations techniques (systèmes de ventilation, de climatisation, d'extraction frigorifique) dont l'utilisation doit respecter les règles relatives à la tranquillité du voisinage.

Dans le cadre de création d'une entreprise « traitant, transformant, manipulant ou entreposant des denrées animales ou d’origine animale », le créateur doit déclarer l’ouverture de son établissement auprès de la Direction Départementale pour la Protection des Populations (DDPP). Il a un mois à partir de l’ouverture de son établissement pour faire sa déclaration d’activité.

A noter : Les supermarchés, épiceries, etc qui vendent des boissons alcooliques à emporter doivent détenir une licence de vente à emporter. De plus, en cas de vente de boissons alcooliques à emporter entre 22h et 8h, l'exploitant doit suivre au préalable une formation spécifique pour obtenir un permis de vente de boissons alcooliques la nuit.

Les autres formalités pour tous les commerces

  • Autorisation d'occupation du domaine public : En cas d'exploitation d'une terrasse qui empiète sur le domaine public, le créateur doit obtenir au préalable une autorisation d'occupation du domaine public (permis de stationnement ou permission de voirie), moyennant le paiement d'une redevance
  • Enseigne et pré-enseigne : Sauf exceptions (monuments historiques, sites classés, etc), hors règlement local de publicité (RLP), l'installation d'une enseigne est libre, si elle respecte les conditions d'installation. L'installation de pré-enseignes dans une agglomération de plus de 10 000 habitants, ou dans une agglomération de moins de 10 000 habitants mais faisant partie d'une unité urbaine de plus de 100 000 habitants, est libre, sous réserve des conditions liées aux dimensions du panneau. Hors agglomération et dans les agglomérations de moins de 10 000 habitants, les pré-enseignes sont interdites.
  • Travaux sur la devanture : En cas de changement de vitrine, de menuiseries, de couleur façade, une déclaration préalable doit être demandée en mairie dès lors que les travaux entraînent la modification de l'aspect extérieur du bâtiment.
  • Diffusion de musique : Pour diffuser de la musique dans un commerce, le créateur doit effectuer une demande d’autorisation préalable auprès de la Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique (SACEM) et doit s'acquitter d'une redevance.
  • Affichage des prix : Il est fait obligation dans tous les commerces d'afficher les prix de telle façon qu'aucune ambiguïté ne soit possible. L'affichage doit se faire directement sur le produit vendu ou à proximité immédiate. Lorsqu'il s'agit de produits vendus au poids, l'indication du prix doit être accompagnée de l'unité de poids ou de mesure à laquelle ce prix correspond.
  • Contrôle des appareils de pesage : L'utilisateur d'appareils de pesage a l'obligation de s'assurer de leur exactitude, bon entretien et fonctionnement correct. Le contrôle des balances et autres appareils de pesage est obligatoire tous les deux ans, et donne lieu à la délivrance d'un certificat assortie d'une vignette à apposer sur l'appareil de façon à être visible par le consommateur.
  • Obligation d'assurance : Un local commercial qui reçoit des clients se doit d'être assuré spécifiquement (responsabilité civile) pour couvrir les tiers en cas d'accident. Certains commerces doivent souscrire des assurances supplémentaires comme notamment les dépôts-vente qui conservent en boutique des produits qui ne leur appartiennent pas, ou encore les négociants en métaux précieux.

A noter : D'autres formalités sont à respecter par le commerçant qui n'ouvre pas de local commercial, mais vend uniquement sur internet (commerce électronique). L'exercice non sédentaire d'une activité de commerce est subordonné lui aussi à des formalités supplémentaires.

Tout le dossier
Ouvrir un commerce : Introduction
Ouvrir un commerce : Le choix du secteur d'activité
Ouvrir un commerce : Le choix du réseau de franchise
Ouvrir un commerce : Étude de marché et business plan
Ouvrir un commerce : Le choix de l'emplacement

Ouvrir un commerce : Le choix du statut juridique
Ouvrir un commerce : Le plan de financement


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