Franchiseurs : Comment optimiser votre participation à un salon ?

Préparation en amont du salon

Prévoir et soigner l’aménagement de son stand

La première étape consiste à réserver un stand, évidemment, mais également à choisir judicieusement son emplacement et prévoir son aménagement. Pour cela, il est recommandé de nommer un responsable de stand qui sera chargé d’élaborer un rétroplanning et le planning de présence (incluant des franchisés témoins), de coordonner l'aménagement du stand avec le standiste et, plus globalement, de gérer tous les aspects matériels. 

Il est indispensable que le responsable de stand soit présent lors de la mise en place du stand afin d'éviter toute mauvaise surprise. Attention de bien conserver les modes d'emploi techniques, en particulier concernant l'éclairage et l'audiovisuel, et de vérifier que tout fonctionne en amont de l’ouverture du salon. 

La gestion du vestiaire, du fait de manque de place, représente souvent un point de tension. Pour pallier cela, il faut prévoir un vestiaire suffisamment grand et équipé de portants pour accueillir vêtements et autres affaires personnels de l’équipe. Il faut aussi prévoir des bouteilles d’eau pour les équipes, éventuellement des goodies pour faire la promotion de sa franchise (bien que cette tendance soit déclinante), etc.

Cette liste, bien que non exhaustive, énumère les aspects essentiels à envisager dans la phase préparatoire :

• Définir un ou des objectifs précis (générer des leads, accroitre sa notoriété, présenter un nouveau produit, etc.)
• Établir un budget détaillé (frais d’inscription, location du stand, matériel de marketing, frais de déplacement et d'hébergement, etc.) 
• Réserver l’emplacement et le stand
• Concevoir l’aménagement du stand de manière à refléter les valeurs de votre marque tout en étant accueillant pour les visiteurs
• Prévoir tout le matériel nécessaire (écrans, ordinateurs, connexion Internet, bouteilles d’eau, cafetière, gobelets, etc.)
• Préparer les supports marketing (brochures, flyers, cartes de visite, échantillons de produits, goodies, etc.)
• Réserver les hôtels et transports pour l’équipe
• Planifier la communication pour annoncer votre participation (annonce sur votre site, emailings, communiqués de presse, annonce sur les réseaux sociaux, etc.)
• Envoyer des invitations et planifier des rendez-vous en amont avec des candidats à la franchise, journalistes, partenaires, etc.
• Planifier le calendrier de l’équipe pendant l'événement et prévoir d’éventuels moments de networking
• Prévoir le suivi des contacts générer sur le salon
• Etc.

Bien préparer son équipe

Les membres de votre équipe seront la vitrine de votre franchise durant le salon, ils doivent donc être bien préparés pour assumer ce rôle et véhiculer les informations essentielles aux candidats à la franchise. Participer à un salon nécessite d’importantes ressources financières et humaines. Malheureusement, le retour sur investissement est bien souvent compromis par une préparation insuffisante des équipes.

Durant le salon, vos équipes devront se montrer actives et ne pas simplement attendre passivement que les candidats viennent à eux. Cela nécessite une formation en amont pour développer leurs techniques de prospection, savoir approcher, découvrir et attirer les candidats sur le stand en posant les bonnes questions. Chacun doit parfaitement connaitre l’argumentaire et le message de marque qui doivent d’être persuasifs et uniformes. Chacun doit disposer :

• d'une fiche synthétique contenant les informations clés de la franchise ;
• d'un carnet de prise de contacts ;
• et d'une charte sémantique pour assurer une communication uniforme et efficace. 

Gardez en tête qu’un salon n'est pas destiné à accueillir des candidats déjà connus ou venant spontanément. Il vise surtout à convaincre des prospects indécis, voire convertir ceux qui avaient presque fait leur choix pour une autre franchise. Afin d'atteindre cet objectif, il est essentiel que les équipes soient parfaitement préparées et conscientes des enjeux. 

Assurez-vous que chacun dispose d’un badge permettant d’entrer dans le salon sans encombre. Comme évoqué, les vestiaires étant relativement petits, chacun doit apporter le strict nécessaire pour éviter tout encombrement inutile. Que ce soit pour une question d’image ou pour prévenir tout risque de vol, la présence d'objets personnels laissés sans surveillance sur le stand est à proscrire. À noter que la plupart des salons proposent des services de consigne. 

Réussir le lancement de son salon

La veille de l'événement, il est vivement recommandé de privilégier une soirée calme et reposante, surtout pour le responsable de stand. Cette recommandation est d’autant plus importante pour les événements s'étendant sur plusieurs jours, comme le salon Franchise Expo Paris. 

Le jour J, le responsable de stand doit arriver le premier pour accueillir l’équipe avec dynamisme. Son attitude deviendra celle de ses collaborateurs ! C’est également à lui que revient la charge de rappeler le rôle de chacun et de vérifier que tous disposent du matériel nécessaire. Avant l’ouverture au public, il vérifie également le bon fonctionnement des éclairages et des animations audiovisuelles ainsi que la disposition appropriée du mobilier, des portes-brochures, etc.

Dans le cas de salons s'étendant sur plusieurs jours, ce rituel d'ouverture de la journée doit se répéter chaque matin. Il en va de même pour le débriefing de l’équipe qui doit aussi être faire quotidiennement, soit en début de journée, soit en fin de journée.  Lors de ce débriefing, chaque membre de l'équipe évoque les défis rencontrés, les contacts établis et autres détails pertinents. Le responsable de stand présente le planning du jour (ou du lendemain si le débriefing a lieu en soirée), en mentionnant d'éventuelles conférences, rendez-vous, et autres points à l'ordre du jour.

Des interactions efficaces pour générer des contacts concrets

Bien identifier les candidats potentiels

Pendant le salon, vous recevrez de nombreux contacts mais l'objectif principal est d'identifier les personnes ayant un projet sérieux et réellement compatible avec votre franchise. Cela nécessite de bien distinguer les candidats à potentiel des simples curieux afin de ne pas gaspiller du temps pour des projets qui n’aboutiront jamais. Pour cela, il suffit de soumettre à chaque visiteur une première série de questions simples, destinées à vérifier l'adéquation entre leur projet et vos attentes en tant que franchiseur. Cette phase d'approche permet principalement d'évaluer leur compréhension de votre concept, leurs capacités financières et leur niveau de mobilité géographique. 

Cette première approche doit aussi permettre d’identifier le profil de chaque visiteur (curieux, commerçants, investisseurs, reconversions, etc.). L’idéal est d’adopter une classification utilisée par l’ensemble de l’équipe. Cela permet d'adapter votre discours qui ne sera pas le même pour un investisseur s’intéressant davantage aux chiffres et à la rentabilité que pour un salarié en reconversion en quête d’un nouveau projet de vie.

Cela ne signifie pas qu’il faut éconduire les curieux, seulement que l’état d’avancement de leur projet ne requiert pas nécessairement une discussion plus détaillée immédiate. Prenez leurs coordonnées afin de pouvoir les recontacter ultérieurement et faire le point sur l'évolution de leurs réflexions et de leur projet entrepreneurial.

Voici un exemple de questions que vous pouvez poser pour identifier les candidats prometteurs : 

• Pour vérifier l’adéquation entre le projet du candidat et votre offre de franchise : Connaissez-vous notre concept ? En quoi ce secteur d’activité vous intéresse ?
  
  
• Pour estimer les capacités financières du candidat à la franchise : L'investissement moyen de nos partenaires est d'environ x €, cela correspond-il à votre budget?
  
  
• Pour connaître son niveau de mobilité géographique : Nous cherchons des candidats dans telles villes. Avez-vous une idée précise du secteur où vous souhaitez vous implanter ?

Si les réponses sont positives, vous pouvez alors proposer de poursuivre l'entretien de manière plus approfondie en invitant le candidat à s’assoir. 

Une personne de l’équipe peut être exclusivement dédiée à cette phase de sélection initiale. Cela permet de ne pas laisser les visiteurs patienter trop longtemps. Dans tous les cas, si des visiteurs attendent pendant que vous êtes en entretien avec un candidat, prenez ses coordonnées et écourtez diplomatiquement la conversation en lui proposant un rendez-vous dans vos locaux après le salon. Notez cependant que plus le candidat réside loin de vos locaux, plus il convient de lui dédier du temps durant le salon.

Valoriser votre concept de franchise par une présentation efficace

Les candidats à la franchise sont principalement attentifs à la force du concept et du modèle économique ainsi qu’à l’accompagnement offert par le réseau. Il faut donc être convaincant sur ces aspects. Pour séduire les candidats, vous devez faire preuve de dynamisme et d'efficacité dans la présentation de votre concept de franchise.

Mettez en avant les atouts de votre concept, expliquez en quoi vos produits ou services se distinguent et sont plus performants que ceux de vos concurrents et pourquoi vos clients sont fidèles. Décrivez le profil de vos franchisés et détaillez leur quotidien et leur évolution. La présence sur le salon d’un ou plusieurs franchisés pouvant témoigner est un formidable faire valoir. Concernant les aspects financiers, communiquez des chiffres et ratios non-confidentiels qui permettront au candidat d'évaluer le potentiel de votre franchise. 

Si vous parvenez à susciter l’intérêt du candidat, c'est une étape cruciale de franchie. Surtout, à la fin de cet entretien, et si vous estimez que le candidat est intéressant, proposez-lui une prochaine étape précise, tant en termes de calendrier que d'objectif : un second rendez-vous dans vos locaux, une invitation à une journée d’information, etc. Après son départ, n'oubliez pas d’annoter votre fiche (commentaires, descriptif, score) pour l’intégration dans le système informatique.

Évaluer la réussite du salon

La réussite d'un salon ne se mesure pas au nombre de contacts obtenus, mais bien au nombre de signatures réelles qui en découlent. La qualité du travail de sélection, de l’accueil, de l’argumentaire et du suivi déterminera votre taux de transformation, et par conséquent, votre retour sur investissement. En définitive, une préparation minutieuse, une stratégie d'accueil réfléchie, une identification judicieuse des candidats potentiels et une présentation efficace de votre concept constituent les éléments clefs pour garantir une participation fructueuse à un salon professionnel.

Les salons les plus pertinents pour promouvoir votre franchise : 

• Salon SME du 25 au 26 septembre 2023
  • Lieu : Palais des Congrès de Paris Porte Maillot
  • Site : www.salonsme.com
    
    
• Forum Franchise Lyon le 12 octobre 2023
  • Lieu : Centre de Congrès de Lyon
  • Site : www.lyon-franchise.com

• Entreprendre dans l'Ouest (+ Franchise Event) les 6 et 7 novembre 2023 
  • Lieu : Parc Expo Rennes Aéroport
  • Site : www.entreprendre-ouest.fr
    
    
• Salon de l'entreprise Occitanie : le 14 novembre 2023
  • Lieu : Centre de Convention MEETT, Toulouse
  • Site : www.salon-entreprise-occitanie.fr
    
    
• Salon des services à la personne et de l’emploi à domicile les 28 et 29 novembre 2023
  • Lieu : Paris Expo Porte de Versailles
  • Site : www.salon-services-personne.com
    
    
• Franchise Expo Paris du 16 au 18 mars 2024
  • Lieu : Paris Expo Porte de Versailles
  • Site : www.franchiseparis.com