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Entreprises : simplifiez vos démarches administratives avec la digitalisation

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En marche depuis une décennie, la digitalisation des démarches administratives des entreprises s’est accélérée avec la crise de la Covid. Poussées par le télétravail, ces dernières ont dû se réinventer rapidement pour continuer à vivre. Cette transformation forcée était néanmoins peut-être bénéfique pour optimiser le traitement de certains documents. Focus sur la digitalisation des démarches administratives pour les entreprises, son intérêt et ses applications pratiques.

Entreprises : simplifiez vos démarches administratives avec la digitalisation

Qu’est-ce que la digitalisation des démarches administratives ?

La digitalisation, aussi appelée transformation digitale ou numérique, est un procédé qui vise à améliorer des processus en utilisant les technologies digitales. Il s’agit donc dans le cas des démarches administratives, des démarches qu’une entreprise peut réaliser avec un ou plusieurs partenaires au moyen du web.

Quels sont les avantages de la digitalisation des démarches administratives ?

La révolution digitale pour la communication entre les entreprises et leurs partenaires offre de multiples bénéfices. Un véritable marché gagnant-gagnant pour les deux parties. Les principaux avantages de la digitalisation sont :

  • un accès à l’information accessible, clair, simplifié et abordable ;
  • un délai de traitement plus court ;
  • une réduction des déplacements ;
  • une diminution des erreurs ;
  • une sauvegarde automatique ;
  • une possibilité d’accès aux dossiers 7j/7 et 24h/24 ;
  • une plus grande efficacité opérationnelle de manière globale.

La digitalisation des démarches administratives, en quoi est-ce plus simple ?

Bien qu’elle ait souvent attiré la méfiance des entreprises, la digitalisation des démarches administratives gagne en efficacité. Avec les technologies actuelles, l’utilisation du numérique simplifie grandement la vie des entreprises. Le procédé permet de réaliser de nombreuses actions depuis son propre poste informatique, voire de son smartphone : plus besoin de se déplacer, plus besoin de remplir des tonnes de paperasses. De plus, ces systèmes sont conçus pour être intuitifs et accessibles en continu.

Quelles démarches administratives faut-il digitaliser pour optimiser son temps ?

Si le temps de la révolution des échanges de courrier avec l’arrivée des e-mails est bien révolu, il n’en reste pas moins que les entreprises ont intérêt à cibler prioritairement certaines démarches digitalisées. Les actions numériques qui permettent de gagner le plus en termes de temps et d’efficacité concernent principalement les démarches comptables et légales.

La facturation digitalisée

La facturation digitale est entrée dans les mœurs depuis plusieurs années. En effet, la dématérialisation des factures est une obligation légale dans de nombreux domaines, à plus forte raison depuis la mise en application de la directive 2014/55/UE.

Ce système de facturation harmonisé apporte plusieurs bénéfices à votre entreprise :

  • un format de facture qui respecte les obligations législatives ;
  • une plus grande facilité de traitement pour les collaborateurs et les clients ;
  • une protection contre la perte des archives ;
  • une économie de papier conséquente ;
  • un accès plus facile aux instances fiscales ;
  • une meilleure maîtrise de vos finances.

La gestion des paies

Les ressources humaines version 2.0 se modernisent sur une branche particulière : la gestion de la paie. La digitalisation de cette tâche optimise les processus et rend alors son organisation plus efficiente. La GED (Gestion Électronique des Documents) facilite leur organisation, leur stockage, leur classement et leur échange. Cette manière de procéder limite aussi les risques d’erreurs d’écriture ou de perte de documents en réduisant le nombre d’intervenants. Un gain à la fois de temps et d’argent.

La gestion des mutuelles pros

La digitalisation des entreprises touche aussi ses relations avec ses partenaires. Dans un souci de rapprochement et de simplification, de nombreuses mutuelles, comme la mutuelle MAAF, mettent en place une communication plus cohérente. En faisant rimer interactivité et proximité, elles donnent plus d’autonomie à leurs clients. Les entreprises peuvent alors agir directement dans leur propre dossier depuis leur propre poste, évitant de l’attente inutile.

La publication des annonces légales

De nombreuses sociétés sont tenues de publier une annonce légale en amont de leur constitution, mais également pour tous les grands changements. Longtemps, cette démarche a été longue et fastidieuse à effectuer en format papier. Avec la dématérialisation des processus, chaque entreprise peut aujourd’hui passer par un outil de publication d’annonces légales. Ce type d’outil, pour réaliser cette formalité en ligne, facilite le travail pour vous. Les formulaires sont généralement préremplis, la rédaction est automatisée et l’attestation de parution se génère automatiquement. Tous ces détails réduisent drastiquement le coût et la complexité de la tâche.

Aujourd’hui, les démarches administratives se dématérialisent. Mieux encore, elles offrent une formidable avancée vers la simplification et l’efficience pour votre entreprise.

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