Comment bien organiser les plannings de vos salariés ?

Identifiez toutes les contraintes avant de créer le planning

Organiser convenablement les plannings passe d’abord par l’identification des contraintes. La priorité sera d’abord de déterminer les besoins de l’entreprise : combien faut-il de salariés pour « faire tourner la boutique » dans la journée, quelles sont les dates et horaires de rush, etc. Définissez l'amplitude horaire et les besoins pour chaque tranche horaire. Ceci implique donc également de bien connaître son équipe et les contraintes de chacun. Quels sont les employés qui sont le plus à même de travailler le week-end par exemple (ceux qui n’ont pas d’enfant par exemple sont plus aptes à travailler le samedi et le dimanche).

Enfin, le défi d’un planning équilibré et qui fonctionne dans le temps, consiste aussi à trouver la bonne formule pour contenter à la fois les salariés et l’entreprise… tout en respectant le cadre légal établi par la convention collective ! N’oubliez pas de calculer les heures dues par l’entreprise (récupérations pour avoir travaillé un dimanche ou un jour férié par exemple) et vérifiez que vous êtes bien dans le cadre légal. Dès que vous aurez identifié tous ces critères (issus de la loi et propres à votre entreprise) vous pourrez songer à créer un planning.

Le planning parfait n’existe pas, c’est un mythe !

La première des règles est de ne pas chercher à créer le planning parfait. Il faut savoir trancher et prendre des décisions (parfois difficiles humainement) pour faire au mieux. Il y aura toujours des salariés mécontents. Le tout est d’être transparent. Commencez d’abord par travailler sur un logiciel performant, cela vous évitera d’être ennuyé par l’aspect technique et vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel : la répartition des tâches et des heures de travail. Si possible, optez pour un logiciel collaboratif qui permettra à tous les salariés de voir en temps réel ce qu’il se passe. Un planning visible de tous est primordial. Si vous n’avez pas de logiciel collaboratif, imprimez les plannings et affichez-les dans les pièces où le personnel a l’habitude de se retrouver.

Pensez aussi à un planning B ! Assurez-vous que votre planning est évolutif, et qu’il peut être changé sans être totalement cassé au cas où un employé manque à l’appel ou doit s’absenter de manière urgente. Enfin, ne perdez pas de vue les objectifs de l’entreprise. En tenant compte le mieux possible des contraintes de chacun pensez à établir votre planning en pensant à « placer » les meilleurs éléments pour chaque tâche. Par exemple, si vous êtes absent, choisissez un cadre important de l’équipe pour vous remplacer et prendre en charge le reste de l’équipe. Vous devez prendre en compte les contraintes, mais aussi toujours avoir cette vision de ce qui est bon pour l’entreprise et son développement.

Créer les plannings peut sembler être un parcours du combattant mais avec un bon sens de l’organisation et beaucoup de communication, ainsi qu’un sens du compromis, vous trouverez l’équilibre.