Comment mieux gérer les stocks de son magasin ?

La gestion du stock incombe au franchisé, pas au franchiseur

Puisque vous entreprenez avec le système de la franchise, pas de soucis à se faire en ce qui concerne la gestion des stocks ? Faux ! La tête du réseau vous aidera sur cet aspect, mais la gestion du stock au quotidien est une tâche qui appartient au franchisé. Votre franchiseur va vous accompagner pour la définition du stock initial. Ce stock de démarrage sera celui recommandé au début de votre exercice comptable et comprendra, outre les produits bruts, les équipements neufs et les accessoires nécessaires au lancement de votre point de vente.

Le document d’information précontractuel doit préciser la nature de votre stock initial ainsi que les conditions qui seront ensuite appliquées au cours du contrat :

• Quel est le montant nécessaire pour constituer le stock de base ?
  

• Quelles sont les conditions de financement acceptées pour ce stock ?
  

• Quels sont les prix d’achat négociés et les éventuelles obligations d’approvisionnement ?
  

• Qu’en est-il de la reprise des invendus ?
  

Ensuite, c’est à vous que revient la mission de gérer les stocks et d’anticiper les besoins. Le franchiseur disposera, selon les réseaux, d’une remontée des ventes du magasin franchisé grâce à un logiciel de suivi partagé avec les autres franchisés. Cet outil lui permettra de disposer de statistiques sur votre stock et d'établir, entre autres, la facturation des franchisés. Mais ne comptez pas sur votre franchiseur pour qu’il vous alerte en cas de stocks faibles ! Passés les premiers mois, c’est à vous de prendre la main sur ce poste. Gérer vos stocks démontre votre capacité de gestionnaire et votre implication.

Les outils à mettre en place pour une meilleure connaissance des niveaux de stock

Une bonne relation avec les stocks doit se dérouler en plusieurs étapes. Vous devez suivre son évolution, anticiper les ruptures et connaître son état en temps réel (si possible).

L’évolution du stock : comprendre les flux de marchandises

Il existe de nombreux tableaux de suivi avec des indicateurs plus ou moins complets qui vous permettent de suivre votre stock. Ayez toujours sous la main un schéma d’évolution de votre stock avec les quantités dans votre magasin et les semaines. Le franchiseur pourra vous transmettre des stocks estimés et des ratios selon les périodes de l’année. Mais ce sont les stocks de votre point de vente que vous devez connaître, pas des moyennes d’autres franchisés. L’enjeu d’une gestion des stocks fine, basée sur l’écoute des clients et du marché, est de répondre correctement aux besoins, sans avoir à sur-stocker. Car vous pourriez avoir envie d’acheter en grande quantité pour éviter d’avoir à gérer les stocks ! Sur certains produits non-périssables, acheter et stocker sur une grande période de temps est-il pertinent ? Pas vraiment. En effet, il faudra alors supporter les différents coûts du stock : coût d’acquisition, coût de stockage, coût de dévalorisation, etc. Plusieurs types de stocks peuvent être mis en place :

• les stocks de sécurité : ils sont là pour éviter la rupture de stock. C’est un « matelas » de sécurité, pour ne pas atteindre le zéro ;
  

• les stocks de découplage : ce stock n’est pas un stock sur le même produit, mais un stock qui permet de remplacer le produit ou une partie du produit qui vient à manquer par un autre ;
  

• les shop stocks : pour anticiper un problème dans les processus de production (machine qui tombe en panne, cadence ralentie ou arrêtée), il est possible de stocker des produits finis ou semi-finis.
  

Anticiper les ruptures : l’importance du réapprovisionnement

Réapprovisionner, c’est faire un nouvel achat pour éviter la rupture de stock pure et simple. Ce nouvel achat peut être déclenché lorsque vous atteignez un stock de sécurité. Mais il ne suffit pas de passer une commande. Il faut la passer au bon moment. Ni trop tôt (pour éviter les coûts dont nous parlions précédemment), ni trop tard, pour éviter le trou dans le stock. Le délai de livraison entre la passation de la commande et l'arrivée de la marchandise doit être connu et maîtrisé. Avec la franchise, cela est parfois plus simple grâce aux centrales d’achat internes. Et le prix et les délais sont mieux encadrés, les stocks étant en réalité gérés par une entité qui fait partie du groupe, ou est un partenaire proche. Mais si vous réalisez des achats auprès de fournisseurs qui vous sont propres, vous devez veiller à ces délais et aux conditions d’exécution de vos achats. Une commande mise de côté ou un transporteur qui prend du retard, et votre point de vente peut perdre beaucoup d’argent.

Connaître l’état de son stock en temps réel

Le rêve se cache-t-il dans la gestion des stocks en temps réel ? En partie. Il est possible de mettre en place une stratégie omnicanale et connectée, et ainsi avoir une vision ultra-précise de son stock. Si vous vendez vos produits en magasin physique et en ligne, l’importance de disposer d’un stock précis est accrue. Avec des outils modernes qui suivent l’activité des produits, vous pouvez connaître à tout instant ou ces derniers se situent, et ainsi optimiser votre rentabilité. Malheureusement, avec les systèmes de gestion de stock connectés aux ERP, il n’est pas possible d’avoir une vision en temps réel. La mise à jour se fait, au mieux, par demi-journée ou par heure, voire par vague, mais rarement en « real time ».

Améliorez vos stocks en changeant votre regard

Pour que votre stock ne soit pas un problème, mais au contraire un aspect constitutif de votre point de vente qui contribue à votre réussite, vous devez avoir un œil neuf sur les produits qui sont en magasin.

• Chaque produit stocké est potentiellement en mouvement : ne pensez pas que stock est synonyme d’inactivité ou de produit en carton, immobile. Un produit en stock peut aussi être en mouvement : dans la main d’un client, dans la pile des produits à remettre en rayon, dans la pile des retours… Ces flux peuvent vous informer sur la qualité de vos produits, leurs performances, et vous donner de nouveaux indicateurs de transformation.
  

• Chaque attribut influence le produit et son stockage : il ne faut pas voir chaque produit comme une unité de stockage. Il possède en effet des attributs qui influencent son état. Une enseigne de vente de chaussures pour femmes générera théoriquement plus de ventes de ballerines en 37, 38 et 39 qu’en 43 et 44. Mais les subtilités peuvent être bien plus complexes : des couleurs de vêtements se vendront mieux sur la toile, ou un produit ne connaîtra peut-être aucune saisonnalité sur votre point de vente, contrairement à tous les autres franchisés…

La gestion des stocks est un sujet complexe, et les outils mis à votre disposition pour gérer les produits influencent énormément votre performance. Avant de devenir franchisé, essayez d’avoir un aperçu des outils proposés, et sondez des utilisateurs (d’autres franchisés). Si les outils se révèlent inadaptés, vous seriez alors obligé de vous équiper de votre côté, à vos frais…